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ERP-Auswahl: Cloud vs. On Premise (Fr, 19 Okt 2018)
  Im Zeitalter der Digitalisierung ist der Mittelstand mit der Herausforderung konfrontiert, seine Geschäftsabläufe zu automatisieren und gleichzeitig Kosten einzusparen. Enterprise-Resource-Planning (ERP) bietet dafür das nötige Werkzeug. ERP-Software ist ein überaus nützliches Instrument, um mehr Effizienz in kleine und mittlere Unternehmen zu bringen. Wer diesen Weg gehen will, muss sich für die Bereitstellung via On Premise oder in der Cloud entscheiden. Die größten Unterschiede bei diesen beiden Varianten liegen in der Bereitstellung. Während On Premise ERP-Software lokal installiert wird, also auf dem eigenen Unternehmensserver liegt, befindet sich die Cloud-Lösung auf dem Server des Anbieters und wird über ein Webportal bedient. Auch bei den Preismodellen gibt es Unterschiede. ERP via Cloud wird im Abonnement monatlich oder jährlich bezahlt. Zusätzliche Kosten können je nach Paket für Support und Schulungen anfallen. ERP On Premise wird über eine Lizenz einmalig honoriert. Der Preis dafür hängt vom Umfang der Lösung und von der Zahl der User ab. Auch hier gibt es je nach Vertrag zusätzliche Kosten für Training, Updates und Support.    Eine Cloud-Lösung bietet viele Vorteile    Die Verlagerung einer ERP-Lösung auf das Rechenzentrum eines externen Anbieters bietet so manchen Vorteil. Sie ermöglicht eine bedarfsgerechte Funktionsauswahl und bietet mehr Flexibilität und Mobilität bei der Softwarenutzung. Je höher der Grad der Vernetzung ist und je mehr Daten zu bewältigen sind, desto flexibler und skalierbarer müssen ERP-Systeme sein. Der modulare Aufbau erlaubt es, nur jene Leistungen zu erwerben, die man auch wirklich braucht. Klassische On-Premise-Systeme lassen sich zwar als Kernsoftware mit Erweiterungsmodulen erwerben, doch diese sind kostenintensiv. Bewegt man sich in der Cloud, kann man diese Ergänzungen ganz nach Bedarf ordern und auch wieder abbestellen. Auch die Flexibilität der Unternehmensmitarbeiter profitiert. Denn bei Anbindung an ein Rechenzentrum können diese von jedem Ort weltweit auf die benötigten Daten zugreifen – meist auch via Smartphone und Tablet.    Bei der Sicherheit sind die Standards heute hoch. Professionelle Rechenzentren stellen sichere und hochverfügbare Infrastrukturen und Backup-Systeme bereit. Die Sicherheitsfeatures wie etwa Videoüberwachung, Zugangskontrolle oder unterbrechungsfreie Stromversorgung sind weit leistungsfähiger als bei den meisten auf den unternehmenseigenen Servern laufenden On-Premise-Lösungen.    Auch On Premise hat Pluspunkte    Vieles, doch nicht alles spricht für die Cloud, denn auch On Premise bietet so manchen Vorteil. Für diese Variante sprechen etwa die variablen Anpassungsmöglichkeiten. Man kann auf volle Customizing-Möglichkeiten für individuelle Prozesse zählen. Das kann gerade für Nischenunternehmen entscheidend sein, die sich ihr ERP passgenau "schneidern" lassen können.    Ein wichtiger Vorteil ist zudem, dass bei On-Premise-ERP die Datensicherheit in der eigenen Verantwortung liegt. Datensicherheit ist häufig das größte Sorgenkind bei ERP-Käufern. Das ist verständlich angesichts der Tatsache, dass sehr sensible Informationen in einem ERP-System gespeichert werden: von Finanzdaten, über Mitarbeiter- und Kundenlisten bis hin zu Geschäftsgeheimnissen. Auch der Preis kann für diese Variante sprechen. Er ist insgesamt etwas niedriger als bei Cloud ERP    Fazit: Was braucht der Mittelstand?    Wer heute für sein mittelständisches Unternehmen die richtige Lösung für seine ERP-Software finden will, dem stehen viele Alternativen offen. Die Cloud-Variante ist zwar teurer, bietet aber gerade kleinen Unternehmen tolle Möglichkeiten. Sie reduziert den Investitionsaufwand und verfügt über gute Sicherheitsfeatures.    Wer auf individuelles Anpassen nicht verzichten möchte und lieber selbst auf die Sicherheit seiner Daten achtet, für den ist On Premise die bessere Lösung. Wichtig ist hier, auf die Flexibilität der Lizenzmodelle für die ERP-Software zu achten. Nur so lässt sich das System rasch an Veränderungen anpassen.  
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Die Effizienz von ERP beginnt bei der Datenpflege (Di, 18 Sep 2018)
Datenpflege ist ein Grundstein für ein effizientes ERP-System. Bei der Auswahl und Einführung der ERP-Software wird diesem Umstand noch immer viel zu wenig Beachtung geschenkt.   Bei der Einführung von ERP in kleinen oder mittelständischen Unternehmen steht vor allem die ERP-Software im Fokus. Es wird dann über Funktionen, Module und Skalierungsmöglichkeiten diskutiert, um die richtige ERP-Software auszuwählen. Im Vorfeld befassen wir uns jedoch viel zu wenig mit den organisatorischen Voraussetzungen und Notwendigkeiten. Wir glauben, dass das ERP-System schon effizient arbeiten wird, wenn das System eingeführt ist und die Mitarbeiter ausreichend geschult wurden.     Datenpflege ist eine ständige Herausforderung   Vor einer Systemeinführung werden zunächst alle vorhandenen Daten im Unternehmen aufbereitet und auf Konsistenz, Relevanz und Validität geprüft. Erst dann kann eine Übernahme in das ERP-System erfolgen. Viele Nutzer nehmen an, dass Probleme durch inkonsistente oder fehlerhafte Daten nach der Übernahme der „sauberen“ Daten in das neue System endgültig der Vergangenheit angehören. Das ist ein Trugschluss, denn die Effizienz eines ERP-Systems hängt maßgeblich davon ab, dass die Daten auch weiterhin im neuen ERP-System gut gepflegt werden.   Qualitätssicherung ist kein Selbstläufer   Durch Plausibilitätschecks erkennen ERP-Funktionen zwar viele unlogische Dateneingaben, dennoch liegen nach wie vor viele Prozesse in unserer eigenen Verantwortung. In einer Schulung lernen wir als Nutzer, welche Funktionen das System bereitstellt und welche Schritte bei der Bedienung zu befolgen sind, damit die Kommunikation reibungslos verläuft. Als selbstverständlich setzen die Anbieter von ERP-Systemen voraus, dass die Daten im System gut gepflegt werden. Doch wie soll das System erkennen, dass in einem Artikeleinkaufspreis ein Zahlendreher ist oder die Mengenstaffeln nicht mehr aktuell sind? Hier kommt es auf die Eigenverantwortung der Nutzer an, denn jede Fehleingabe führt zu Folgefehlern an anderer Stelle. Daher ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter im Unternehmen verantwortlich fühlen, die Datenqualität auf einem hohen Niveau zu halten.   Mobilität erfordert mehr Qualitätssicherung   Da immer mehr Mitarbeiter ERP-System auch mobil nutzen und ihre Daten über Mobilgeräte erfassen, steigt die Gefahr von fehlerhaften Eingaben. Dagegen hilft nur ein konsequentes Qualitätsmanagement. Die Unternehmensführung sollte darauf bedacht sein, nicht nur Funktionen und Abläufe zu schulen, sondern auch ein Regelwerk für die Datenpflege im ERP-System aufzustellen. Klarstellung: An der Digitalisierung und der damit verbundenen mobilen Datenerfassung führt kein Weg mehr vorbei. Das Datenmanagement muss aber bestrebt sein, fehlerhafte Eingaben bei der Datenpflege so gering wie möglich zu halten. Gleich, ob Daten mobil oder stationär gepflegt werden.   Usability ist ein Schlüssel für bessere Datenqualität   Neben dem Datenmanagement gibt es noch einen weiteren Aspekt, der sich positiv auf die Datenpflege und damit auf die Datenqualität auswirkt. Er betrifft die ERP-Software selbst. Je besser diese an die individuellen Geschäftsprozesse angepasst ist, desto mehr Transparenz vermag sie im Unternehmen zu schaffen. Intuitive Bedienbarkeit wird als benutzerfreundlich empfunden. Das fördert die Motivation der Mitarbeiter und stärkt deren Eigenverantwortung. Die Datenqualität ist bei intuitiv bedienbaren ERP-Systemen automatisch besser als bei Systemen, die abstrakt wirken, in weiten Teilen nicht verstanden und daher als umständlich empfunden werden.   Fazit   Ein ERP-System kann seine Effizienz in mittelständischen Unternehmen nur dann voll entfalten, wenn die Daten stetig und gut gepflegt werden. Nur wenn die Mitarbeiter die Datenqualität auf einem hohen Niveau halten, bietet das System dem Unternehmen und Mitarbeitern den größtmöglichen Nutzen. Durch die Vernetzung mit Mobilgeräten kommt auf Mitarbeiter bei Dateneingaben mehr Eigenverantwortung zu. Je besser Mitarbeiter das ERP-System verstehen, desto eher sind sie bereit mehr Eigenverantwortung zu übernehmen. Das gelingt am besten mit einer benutzerfreundlichen ERP-Software, welche die Geschäftsprozesse möglichst praxisnah abbildet. Zu guter Letzt hilft ein konsequentes Datenmanagement die Qualität der Daten zu sichern.   Download: Checkliste Datenpflege Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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Mit Benutzerfreundlichkeit zum ERP-Erfolg (Do, 16 Aug 2018)
Enterprise-Resource-Planning (ERP) wird für den Mittelstand immer interessanter. Ohne ERP keine Digitalisierung. Es vergeht viel Zeit, bis die Technik fehlerfrei läuft und Kinderkrankheiten ausgemerzt sind. Auch wenn die Kommunikation aller Module konfliktfrei läuft, bleibt eine Schwachstelle: der Mensch. Wenn ERP-Software nicht benutzerfreundlich angelegt ist, sind Rückschläge vorprogrammiert. 
Was ist benutzerfreundlich?
Die Nutzung eines Produkts gleich welcher Art, muss auf den Anwender zugeschnitten sein, wenn es sich am Markt durchsetzen soll. Das gilt auch bei Software und das schon seit sehr langer Zeit. Der intuitiv bedienbare Desktop ist eines der ältesten Beispiele auf dem IT-Sektor. Mit wenigen Klicks kommt der Nutzer zum Ergebnis, was das enorme Anwachsen beim Verbreitungsgrad des PCs stark begünstigte. Diese Erfahrung kann als Vorbild dienen für die Implementierung von ERP-Software im Bezug auf Akzeptanz und Durchsetzung. 
Probleme
ERP-Systeme fassen komplexe Prozesse im Unternehmen in einer Software zusammen. Trotz Schulung fällt es den Mitarbeitern schwer, in der Fülle der Optionen auf kurzem Wege zum Ziel zu kommen. Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung entscheidet häufig über den Erfolg. Je anspruchsvoller die Bedienung von Tools, desto größer die Zahl der möglichen Fehlerquellen. Als typische Hürden sehen wir in der Praxis immer wieder: 

anspruchsvolle Software ohne Möglichkeit der Individualisierung fehlende oder nicht erkennbare Routinen und undurchsichtige Arbeitsabläufe fehlende Hilfe fehlender Zugriff auf Daten
Je nach Unternehmen und Aufgaben kommen weitere Punkte hinzu und es entstehen neue Probleme. So sparen Unternehmen zum Beispiel Kosten, wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Kollegenkreis auch ohne Lehrgang gelingt. Das erfordert eine einfache Struktur der Software. 
Lösungen
Häufig sind es die Beschäftigten, die am besten Wissen, was an ihrem Arbeitsplatz erforderlich ist und was verzichtbar. Sie bilden die Basis für eine erfolgreiche Anwendung des ERP-Systems an dieser wichtigen Schnittstelle. Von diesem Wissen kann die Entwicklung benutzerfreundlicher Anwendungen nur profitieren. Häufiger heißt die Lösung nicht, etwas hinzuzufügen. Die Kunst besteht auch im Weglassen! 
Weniger ist mehr
Sieht sich ein Mitarbeiter zu vielen Optionen gegenüber, führt das zur Unsicherheit. Statt zum Beginn eines Prozesses bereits alle Auswahlmöglichkeiten anzubieten, vereinfacht sich die Bedienung durch die Anzeige der richtigen. Richtig sind immer diejenigen, die an diesem Prozessschritt erforderlich sind. Kommen später weitere Kriterien hinzu, erscheint die anfangs „fehlende“ Option. 
Routine vermeidet Fehler
Mit ERP-Software existieren oft viele Wege, um zum Ziel zu gelangen. Vielleicht stellt sich einer davon als Best Practice heraus. Das kann unternehmensweit oder individuell gültig sein. Für mehr Effizienz sollte die Personalisierung von Arbeitsabläufen in einem benutzerspezifisch angelegten Profil möglich sein. Idealerweise ist dieses übertragbar einen anderen Desktop. 
Wegweiser durch das System
Selten genutzte Module stellen den Anwender vor eine Hürde. Wenn eine intuitiv auffindbare Hilfe fehlt, hangelt er sich mühselig durch den Prozess, wenn es überhaupt gelingt. Stattdessen kann das benutzerfreundliche ERP Schritt für Schritt durch den Vorgang führen und optional eine Fehlerkorrektur anbieten.    Daten finden
Um Projekte zu beurteilen, die sich über einen langen Zeitraum hinziehen, muss jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten bestehen. Da es in dieser Zeitspanne durchaus zum Mitarbeiterwechsel kommen kann, droht der Verlust von firmeninternem Wissen. Eine einfache Suchfunktion leistet Abhilfe und führt gleichzeitig zu mehr Transparenz. 
Aussichten
Trends weisen durchaus in Richtung Cloud-ERP. Das kommt dem Wunsch nach Mobilität und Vernetzung sehr entgegen. Tablet und Smartphone heißen dann die Arbeitsgeräte. Soll die Eingabe von Daten auf diesen vergleichsweise kleinen Displays mühelos erfolgen, sind Anpassungen der Oberfläche erforderlich. Lösungen sind schon heute zu sehen, wenn Webseiten am Desktop und am Smartphone eine gleich gute Usability aufweisen. Auch Spielehersteller wissen, wie wichtig Benutzerfreundlichkeit ist. Wer einen Blick über den Tellerrand wagt, findet zahlreiche Anregungen, die idealerweise schon vor dem Rollout Beachtung finden. Usability im ERP-System Usability im ERP-System
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Was ist ein ERP-System? (Do, 19 Jul 2018)
Das Kürzel „ERP“ steht für Enterprise Ressource Planning. Bei einer ERP-Software handelt es sich um eine unternehmensweite Anwendung. Die Informationen der Unternehmensressourcen aller Abteilungen (wie z.B. Rechnungswesen, Human Resources, Controlling, Vertrieb usw.)  werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet. An Stelle einzelner isolierter Inselprogrammen gibt es eine zentrale Plattform für alle geschäftsrelevanten Prozesse. Zu den Ressourcen zählen beispielsweise Kapital, Personal, Betriebsmittel und die IT- sowie Kommunikationssysteme. Diese sollen zeit- und bedarfsgerecht gesteuert, abgebildet und dokumentiert werden, was zu einer effizienten Prozesskette führt, betriebliche Abläufe optimiert und die Redundanz in der Datenhaltung vermeidet.  Vor allem die Geschäftsleitung soll dadurch die Möglichkeit erhalten, jederzeit den Überblick über die Prozesse zu haben, Ressourcen effizient einzusetzen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Zu leistungsfähigen ERP-Systemen gehören Business Intelligence-Tools, welche die zentral gespeicherten Daten auswerten und zur Prognose, vor allem im betriebswirtschaftlichen Bereich, dienen.   Mögliche Bestandteile eines ERP-Programms   • Warenwirtschaft • CRM • Rechnungswesen • Personal • Vertrieb • Projektmanagement • Dokumentenmanagement • Qualitätsmanagement • Controlling • Service • Produktion • Einkauf Vorteile einer ERP-Lösung   • Nur eine Software an Stelle unterschiedlicher Programmen • Zentrale Datenhaltung • Zeitersparnis • Kostenersparnis • Echtzeitdaten • Verbesserte Zusammenarbeit über alle Abteilungen • Prozessoptimierung • Transparenz • Auswertungen und Prognosen • Steigerung der Flexibilität im Unternehmen  • schnellere Reaktionen (Kundenservice) • Automatisierung  • stabile Versorgungssicherheit • Zügigere Anpassungsfähigkeit
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Sieben wichtige Punkte bei der ERP-Einfuehrung (Di, 26 Jun 2018)
Unternehmen im Mittelstand erwarten Erhebliches von ERP-Einführungen als Teil ihrer Digitalisierung: Prozessoptimierung, Einsparungen, besseres Verständnis interner Abläufe - höhere Produktivität. Unvorbereitete Einführungen realisieren jedoch meist keine Vorteile und schreiben Verluste. Professionelles Vorgehen hingegen steigert bereits mittelfristig Gewinne.  Klassische Fehler der ERP-Integration liegen in unpassender Wahl und ungeschultem Betrieb entsprechender Systeme. Der zugehörige Problemkomplex lässt sich bei Kenntnis der Klippen sicher und methodisch umschiffen.  Zu wenige konkrete Zielvorgaben  Totalversagen der ERP-Einführung tritt im Mittelstand eher selten auf. Erfahrungen belegen hingegen exzessiven Geld- und Zeitverbrauch ohne volle Funktionalität als Resultat. Diese halben Desaster folgen aus lückenhafter Vorbereitung und mangelhafter Kompetenz zum Management von ERP-Einführungen. Insbesondere fehlen genügend konkrete und firmenspezifische Ziele.  Belastbare Einführungen hingegen beginnen mit durchgehenden Analysen bestehender betrieblicher Abläufe. Ich erfasse also alle Prozesse und kennzeichne dabei die per ERP-Software zu optimierenden Kandidaten. Diese Bestandsaufnahme erzwingt die Expertise der betroffenen Abteilungen.  Als Erfassungshilfe bewähren sich Flussdiagramme. So zeigen sich Sollprozesse als klare Ziele, deren Natur passende ERP-Software bestimmt. Das entsprechende System unterstützt dann alle wesentlichen Firmenabläufe. Ein unpassendes System hingegen erzwingt die Anpassung von Abläufen an es. Dies führt oft zu erheblichen Reibungsverlusten im operativen Geschäft und damit zur Gewinnminderung.  Matching von Unternehmen und Systemtypen  Zu große Reibung lässt ERP-Einführungen scheitern, was oft an lückenhaften Pflichtenheften liegt. Dann deckt das gelieferte System  - nicht den Firmenbedarf oder  - bietet unnötige, zu zahlende Funktionalität mit Konfigurationsaufwand oder  - passt sich nicht preiswert an Änderungen der Prozessumgebung an.  Im Szenario eines falschen, starren ERP-Systems erzwingen sich dann zusätzliche, unabhängige Systeme. Diese Insellösungen konterkarieren aber gerade die grundlegende Stärke von ERP: integrierte Datenerfassung und Prozessoptimierung. Ein ideales System passt zum Unternehmen und folgt inneren wie äußeren Änderungen preisgünstig und mit möglichst geringer Rekonfiguration.  ERP-Systeme verursachen oft deutlichen Rekonfigurationsaufwand sowie Lizenzkosten und Datenmigration. Die Gesamtlasten lassen sich nach der Prozessanalyse und Eingrenzung einiger Einführungskandidaten recht sicher abschätzen.  Kompetentes Management der ERP-Einführung  ERP-erfahrene Einführungsmanager empfehlen der Geschäftsführung eine direkte Teilnahme an allen Entscheidungen zu  - strategischen Zielen sowie  - Zeit und  - Budget der Einführung.  Im Einführungsprojekt findet sich mindestens ein Mitglied der Unternehmensführung. Diese Person nimmt konsequent an allen Teamsitzungen teil.  Zugleich integriert die Projektleitung zu jeder Personalgruppe einen besonders informierten Vertreter seines Bereichs als Kommunikator - sonst fehlt im Team die nötige Kompetenz. Der bidirektionale Informationsfluss sichert die Akzeptanz des späteren Systems durch die Mitarbeiter. Zugleich mindern sich Unsicherheiten der Belegschaft während der delikaten Einführungsphase: Rationalisierung verursacht bei manchen Mitarbeitern Verlustängste zu Kompetenzen und Arbeitsplätzen. Hier steht die Geschäftsführung in der Pflicht, absehbare Überkapazitäten rechtzeitig zu behandeln.  Kommunikation als internes Projektmarketing  Firmeninterne Kommunikation vermittelt häufige Fortschrittsberichte. Dazu zählen Präsentationen und Diskussionen sowie Schulungen in Person sowie per E-Mail und Intranet. Sporadisches Kommunizieren hingegen fördert Unsicherheit und Missverständnisse zur ERP-Einführung.  Praktische Anwendertrainings von einem Key-Nutzer je Abteilung bereiten das firmenweite Live-Schalten des integrierten ERP-Systems vor. Ohne derartige Expertenschulungen droht die falsche bzw. oberflächliche Systemnutzung.  Die geschulten Key-User kennen sich in ihrer Abteilung bestens aus und denken zugleich ablauforientiert ohne Abteilungsgrenzen. Sie verstehen die Kernvorgänge im Unternehmen, also das firmenweite Prozess-Skelett.  Interne ERP-Kompetenz für langfristigen Erfolg  Die Key-User wirken im Team als Kompetenzzelle des Unternehmens. Sie vermitteln ihren jeweiligen Abteilungen Zusammenhänge und optimierte Systemnutzung. Dazu realisieren diese Experten eigene Verbesserungen und verwerten Vorschläge aus ihren Abteilungen. Mithin bilden sie die firmenweite Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung sowie ERP-Anbieter. Diese Transparenz ermöglicht die langfristige Planung jenseits des Live-Schaltens im ganzen Unternehmen. Daraus folgen insbesondere Wartungsverträge, die den tatsächlichen Firmenbedarf decken. Damit sichert sich die nachhaltige professionelle Unterstützung des Unternehmens zu seinem ERP-System.  Fazit zur ERP-Einführung: achten Sie auf diese sieben wichtigen Punkte  Firmeninterne verteilte Kompetenz bündelen sich im Einführungsprojekt. Im Teamkern wirken abteilungsspezifische Key-Nutzer zur Systemwahl und firmenweiten Kommunikation von Anwendungswissen. So vermeiden Sie:  1) unpassendes ERP-System  2) unscharfe Zielvorgaben  3) inkompetentes Projektteam  4) Kommunikationslücken  5) Mängel in Mitarbeiterschulungen  6) kurzsichtige Planung zum Systemeinsatz  7) unzureichende professionelle Unterstützung  Ohne diese Stolpersteine gelingt eine effiziente ERP-Einführung. Daraus folgen zügig erhöhte Produktivität für mehr Kundenzufriedenheit und höhere Gewinne.
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Mehr Effizienz im Service und Support durch ERP-Software (Mo, 28 Mai 2018)
Es ist kein Geheimnis, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen bei der Unternehmenssoftware noch immer auf eine Vielzahl von Insellösungen setzen, die häufig auch noch schlecht miteinander verzahnt sind. Das erschwert nicht nur jede Form der Prozessoptimierung, sondern geht auch zulasten des Kundenservice. Mit der richtigen ERP-Software ließen sich der Service für den Kunden erheblich verbessern, Informationsverluste vermeiden und dadurch die Kundenzufriedenheit deutlich steigern. Gut skalierbare ERP-Lösungen für Kleinunternehmen   Immer wieder stoße ich bei Kleinunternehmen auf viel Skepsis, wenn es um das Thema ganzheitliche Unternehmenslösungen geht. Dann bekomme ich zu hören, dass ERP viel zu kompliziert sei und das Tagesgeschäft nur behindere. Diese Ausreden lasse ich allenfalls für Kleinstbetriebe gelten, die bis vor zehn Jahren noch vor der Frage standen, eine integrierte Standardlösung anzuschaffen oder sich mit Eigenentwicklungen wie beispielsweise selbst gestrickten Excel-Tabellen vorerst weiter zu behelfen. Inzwischen zieht das Argument nicht mehr, denn es gibt gut skalierbare Lösungen im Internet, die auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen zugeschnitten sind.   Transparenz über alle Support-Stufen   Völlig unverständlich ist mir die Einstellung bei Unternehmen aus dem Mittelstand mit 10 bis 100 oder mehr Mitarbeitern. Unternehmen dieser Größenordnung werden sich meines Erachtens zukünftig am Markt nur behaupten können, wenn sie den Anschluss an die Zukunft nicht verpassen. Um einen effizienten Service und Support durch die Mitarbeiter im Außendienst als auch inhouse leisten zu können, bedarf es jedoch einer größtmöglichen Transparenz über kundenrelevante Vorgänge über alle Support-Stufen hinweg, damit jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt informiert ist. Ohne intelligentes ERP ist das kaum mehr leistbar.   Effizienzsteigerung durch ortsunabhängigen Zugriff   Die Qualität von Service und Support hängt maßgeblich davon ab, ob sich Prioritäten in Prozessen erkennen lassen, damit im Rahmen eines Eskalationsmanagements die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt eingeleitet werden können. Nicht nur der klassische Techniker im Außendienst, sondern auch der Supportmitarbeiter im Innendienst kann nur dann angemessen reagieren, wenn er auf alle den Kunden oder das Projekt betreffenden Vorgänge jederzeit und ortsunabhängig zugreifen kann. Das erleichtert nicht nur die Geschwindigkeit und Effizienz von Service und Support, sondern auch die spätere Abrechnung. Im Zuge der Digitalisierung wird die Mobilität in KMU noch weiter an Bedeutung gewinnen.   Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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Digitalisierung im Mittelstand - welche Rolle spielt ERP-Software? (Di, 24 Apr 2018)
+ Checkliste "Digitalisierung" am Ende des Artikels Die Digitalisierung in Deutschlands kleinen und mittleren Unternehmen hat noch viel Aufholbedarf. So mancher Betrieb wird bei dieser Aufholjagd wohl auf der Strecke bleiben, wenn er diesem Punkt nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt und weiter auf Insellösungen setzt. Daher muss ich mich heute einfach mit der Frage beschäftigen, wo Abläufe schneller und effektiver gemacht werden können und wo Innovation sowie digitale Transformation möglich sind: sei es im Rechnungs- und Personalwesen, in der betrieblichen Logistik oder in anderen Bereichen. Gleichzeitig muss mir klar sein, dass es in mittelständischen Unternehmen nur begrenzte Ressourcen für die interne Prozessoptimierung gibt. Umso wichtiger wird ERP: die Planung von Ressourcen in der Warenwirtschaft oder dem Dokumentenmanagement bis hin zur Kommunikationstechnik kann nur damit zeit- und bedarfsgerecht gesteuert werden.   Neue Herausforderung – die Anbindungen rund um „Industrie 4.0.“   Gerade auf den produzierenden Mittelstand kommen – Stichwort „Industrie 4.0.“ – enorme Herausforderungen zu, wenn es um die Digitalisierung von Geschäftsabläufen geht. Wenn ich große Datenmengen analysieren, die Cloud umfassend nutzen oder das Internet der Dinge einbinden will, kann ich das nur auf Basis eines ERP-Systems wirklich effektiv realisieren. ERP wird angesichts dieser Herausforderungen sozusagen zum Sprungbrett und zu den Schnittstellen für die digitale Transformation.   Gerade Cloud-Lösungen verändern immer mehr die IT-Landschaft und die Software in KMUs. Sie sind wertvoll, wenn es darum geht, den Investitionsaufwand für eine IT-Lösung niedrig zu halten. Zudem bieten sie mehr Sicherheit als ich im eigenen Rechenzentrum erwarten kann. ERP-Hosting oder Mietvarianten erlauben hier mehr Individualisierbarkeit und auch mehr Flexibilität und Möglichkeiten zur Entwicklung.    Größere Mobilität ist gefragt   Das Thema ist auch dann wichtig, wenn ich der Frage nachgehe, wie sich durch größere Mobilität die Produktivität in Fertigung, Verkauf, Lager und Service ankurbeln lässt. Mobile Anwendungen machen Arbeitsabläufe flexibler, sie funktionieren aber nur dann wirklich gut, wenn sich die Technologien den betrieblichen Prozessen anpassen und nicht umgekehrt. Hier brauche ich direkt mit dem ERP-System vernetzte, adaptierbare Web-Applikationen, die mir ein Mehr an Flexibilität bringen, zugleich aber auch Investitionssicherheit und weniger Aufwand bei Pflege und Wartung.   Wenn ich mein Unternehmen fit in Sachen Digitalisierung machen möchte, sollte auch das Dokumenten-Management ein integrierter Teil einer ERP-Lösung sein: Alle Belege, Mails, Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen sicher zuzuordnen und zu archivieren, beschleunigt und vereinfacht Geschäftsprozesse.   Ein Trendthema: die Integration von CRM und ERP    Wie sieht mein Weg in die Zukunft aus, wenn ich in meinem Unternehmen sowohl Systeme für das Customer Relationship Management (CRM) als auch für ERP einsetze? Beide zu koppeln, bringt unbestreitbar Vorteile: Redundanzen als Folge doppelter Datenpflege lassen sich vermeiden, viele geschäftliche Prozesse werden effizienter und durchgängiger. Integrierte CRM-Module erlauben einen wirklich breitgefassten Blick auf den Kunden bis hin zum After-Sales-Service. Das ERP-System als zentrale Plattform versorgt alle Abteilungen im Unternehmen mit Echtzeit-Infos für ein systematisches, effizientes Management der Kundenbeziehungen.   Immer spannender auch für KMUs: das Internet der Dinge   Neue Anforderungen an das ERP durch die Digitalisierung bringt auch das Internet der Dinge. Vor allem bei der Prozessüberwachung entstehen immer mehr konkrete Projekte. Hier gibt es allerdings eine große Herausforderung durch die Notwendigkeit, die vielen anfallenden Daten korrekt zu erfassen und zu analysieren. Nur so lassen sie sich in der Lieferkette und in den Fertigungsprozessen produktiv nutzen. Auch für diese vielen neuen Datenquellen ist ERP mit einer Integration Workbench (INWB) gerüstet und erlaubt so über Systemgrenzen hinweg durchgängige Prozesse.    ERP wird auch dann zum Thema, wenn es um die Anbindung von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten über einen Web-Browser geht. Ist das Web-Portal ein integraler Bestandteil des ERP-Systems, lässt sich das effizient und unabhängig von Plattform, Endgerät und Standort realisieren. Jeder autorisierte User greift in Echtzeit online auf seine Daten in der ERP-Komplettlösung zu und erhält sozusagen maßgeschneidert alles, was er für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt!    Besonders spannend wird es im Unternehmen dann, wenn es darum geht, im ERP mit Business Intelligence auch große Mengen an Daten zu analysieren. Daher brauche ich für mein ERP-System BI-Werkzeuge, die sich intuitiv bedienen lassen. Als Lohn winken überaus wertvolle Erkenntnisse: etwa die komplexe, jederzeit mögliche Auswertung von großen Mengen an Maschinendaten, die mir eine sichere Basis für fundierte Entscheidungen liefern.      Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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Die richtige Unternehmenssoftware hilft dem Vertrieb (Fr, 16 Mär 2018)
+ Download "Checkliste Vertrieb" am Ende des Artikels In klein- und mittelständischen Unternehmen spielt der Vertrieb eine herausragende Rolle, denn ohne einen engagierten Vertrieb läuft fast nichts. Umsätze lassen sich allerdings nur dann nachhaltig steigern, wenn den Vertriebsmitarbeitern alle vertriebsrelevanten Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen. Im Digitalzeitalter kommt der richtigen Unternehmenssoftware daher eine Schlüsselrolle zu. Eine effiziente Unternehmenssteuerung bedarf einer leistungsstarken ERP-Software, weil hier alle aktuellen Daten zusammenlaufen. Davon profitiert vor allem auch der Vertrieb.   Veraltete Software behindert oft den Vertrieb   Im Mittelstand soll es noch immer Unternehmen geben, die zwar ihren Vertriebsaußendienst mit modernsten Laptops und Mobilgeräten ausstatten, allerdings mit einer völlig unzureichenden Datenbasis. Oftmals stehen den Mitarbeitern lediglich Berichte in Form von Dateien oder Dokumenten zur Verfügung, die längst schon wieder veraltet sind, wenn sie zum Einsatz kommen. Ich meine, damit lässt sich kaum flexibel auf Kundenanforderungen reagieren.   Manchmal sind Datenbestände sogar doppelt vorhanden und inkonsistent und der arme Mitarbeiter vor Ort weiß weder über aktuelle Produktionsabläufe im Unternehmen Bescheid, noch hat er den Überblick über aktuelle Lagerbestände. Was aber für Umsatzsteigerungen noch wichtiger ist: Gibt es in der Umgebung des aktuellen Standorts neue Leads, die sich akquisitorisch verwerten lassen? Wenn ein Mitarbeiter unterwegs ist, sollte er über neue Interessenten, die im Rahmen der Leadgenerierung in der Umgebung des Einsatzorts gewonnen wurden, immer aktuell informiert sein.   Die Unternehmenssoftware muss den Vertriebsprozess uneingeschränkt unterstützen   Ich denke, im Zeitalter der Digitalisierung sollte der Vertriebsprozess ein integraler Bestandteil von ERP sein. Jeder Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst muss jederzeit in Echtzeit auf alle vertriebsrelevanten Unternehmensdaten zugreifen können. So hilft ERP dem Vertrieb, seine Umsatzziele zu erreichen und schließlich die Umsätze zu steigern. Das sorgt auf der anderen Seite für schnelleres Wachstum und hilft dem Unternehmen bei der Erreichung seiner Unternehmensziele.   Viele Unternehmen im Mittelstand arbeiten inzwischen mit ERP. Nicht immer aber sind die Vertriebsprozesse optimal darin abgebildet. Oftmals handelt es sich dabei um unflexible, nicht-digitale Systeme. Sie erfordern immer spezielle Schnittstellen, um externe Zugriffe zu realisieren. Im Sinne einer Prozessoptimierung empfehle ich daher, die ERP-Software auf die vertriebsunterstützenden Funktionen hin zu überprüfen. In Anbetracht der Notwendigkeit der Digitalisierung von Vertriebsaufgaben muss die ERP-Software zudem mobil verfügbar sein. Mitarbeiter müssen jederzeit und von überall auf Unternehmensdaten zugreifen können. Von daher ist es höchste Zeit, über eine Prozessoptimierung, die den Vertrieb voll einbindet, nachzudenken. Künftig werden Umsatzsteigerungen und das Wachstum von Unternehmen im Mittelstand mehr denn je vom Einsatz der „richtigen“ Unternehmenssoftware abhängen.    Download: Checkliste Vertrieb Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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5 Anzeichen, dass Sie eine (neue) ERP-Software brauchen (Di, 20 Feb 2018)
Moderne ERP-Systeme helfen Ihnen in Zeiten der Digitalisierung Prozesse zu optimieren. Viele mittelständische Unternehmen verwenden jedoch veraltete oder gar keine ERP-Programme. Hier erfahren Sie wann es Zeit wird sich eine System anzuschaffen oder Ihr aktuelles auszutauschen. Zur Unterstützung können Sie sich die kostenfreie Checkliste "ERP-Einführung" am Ende des Artikels herunterladen. Ohne eine vernünftige ERP-Lösung läuft heutzutage nicht mehr viel im Betrieb. Nicht nur große Unternehmen setzen ERP-Software zur Steuerung ihrer betrieblichen Abläufe ein. Inzwischen sind die Lösungen zwecks Optimierung von Prozessen auch in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen. Doch längst haben noch nicht alle KMUs die Vorzüge erkannt und behelfen sich weiterhin mit selbst gestrickten Lösungen auf der Basis von Excel. Andere wiederum arbeiten mit ERP-Software, die veraltet ist und die Unternehmensziele nicht mehr optimal unterstützt. An diesen 5 Anzeichen lässt sich erkennen, dass die Zeit für eine (neue) ERP-Software reif ist.   1. Lieferverzögerungen häufen sich   Wenn sich Liefertermine immer öfter nicht mehr einhalten lassen, weil Materiallieferungen nicht pünktlich eintreffen, sind die Warenbeschaffungsprozesse nicht optimal auf die Produktion abgestimmt. Die Störungen im Supply Chain Management können viele Ursachen haben. Zumeist ist das Zusammenspiel von Produktionsplanung, Produktion und Vertrieb suboptimal, weil die Schnittstellen wie die Lieferantenanbindung nicht optimal auf die übrigen Prozesse im Unternehmen abgestimmt sind. Umständliche Prozesse verlangsamen das Wachstum und wirken sich negativ das Betriebsergebnis aus. Die Folge: Die Kunden werden immer unzufriedener und wenden sich mittelfristig ab. ERP-Software hilft, die entscheidenden Parameter wieder in Einklang zu bringen.   2. Der Zeitaufwand für Auswertungen von Unternehmensdaten nimmt zu   Eine der Hautursachen für den zunehmenden Aufwand bei der Analyse von Unternehmensdaten sind inkonsistente Datenbestände. Redundante Datenpflege in verschiedenen Systemen, die zudem untereinander schlecht verzahnt sind, führen mit der Zeit zu immer größeren Fehlern und Problemen. Irgendwann hat sich durch die doppelte Datenerfassung so viel Datenmüll angesammelt, dass keiner mehr weiß, welche Daten wirklich aktuell und für die Zwecke des Enterprise Ressource Planning noch brauchbar sind. Alle Prozesse werden unnötig verkompliziert und die Produktivität sinkt.   3. Systeme sind den Mobilitätsanforderungen nicht mehr gewachsen   Den Anforderungen durch die zunehmende Digitalisierung sind die meisten Systeme nicht mehr gewachsen. Besonders junge Mitarbeiter und Fachkräfte verlangen nach zeitgemäßen Systemen, auf die mobil und ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Um den zukünftigen Anforderungen gewachsen zu sein, ist eine Verfügbarkeit sowohl über ein Webportal als auch über Apps auf mobilen Endgeräten unabdingbar. Zukunftssichere ERP-Software muss nicht nur hochgradig skalierbar sein und höchste Anforderungen an die Datensicherheit erfüllen, sondern auch mobil verfügbar sein.   4. Kosteneinsparungen und Gewinnsteigerungen werden immer schwieriger   Damit sich steigende Umsätze auch in der Unternehmensbilanz positiv niederschlagen, müssen Prozessoptimierungen jederzeit möglich sein. Wenn jedoch die entscheidenden Unternehmensdaten nicht zeitnah zur Verfügung stehen, lassen sich Verbesserungen an der Kostenstruktur entlang der Wertschöpfungskette nur schwer realisieren. Die Erreichung der Gewinnziele wird dadurch schwieriger beziehungsweise eine Steigerung zunehmend unmöglich. Neue ERP-Software vereinfacht den Zugriff auf aktuelle Unternehmenszahlen als den entscheidenden Kenngrößen zur Beurteilung der Unternehmenslage. Das hilft zudem der Unternehmensführung bei der Erarbeitung verlässlicher Prognosen.   5. Die Flexibilität im Unternehmen lässt nach     Obwohl die Kundenzahlen und Umsätze gestiegen sind, fällt es immer schwerer, flexibel auf Kundenanforderungen zu reagieren. Um das Unternehmen zeitnah an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen, bedarf es nicht nur des zeitnahen Zugriffs auf aktuelle Produktionskennzahlen, sondern auch optimierter Informationsflüsse, die alle Veränderungen im Markt penibel einbeziehen. Erst auf Basis der geänderten Rahmendaten lassen sich die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette so optimieren, dass auf aktuelle und künftige Kundenanforderungen flexibel reagiert werden kann Download Checkliste: ERP-Einführung Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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Wie kann eine ERP-Software KMUs beim Expandieren helfen? (Di, 16 Jan 2018)
Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, eine effiziente sowie leistungsfähige aber dennoch preislich attraktive ERP-Software zu besitzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aspekte hierbei eine Rolle spielen. Am Ende des Textes wartet eine Checkliste zum Thema Prozessoptimierung auf Sie, welche Sie für Ihre interne Arbeit verwenden können. In der Gründungsphase geht es bei Start-Ups und kleinen Unternehmen zuerst einmal vor allem um das reine Geschäft. Hier zählt Umsatz, Erlös und die Stabilisierung des Verkaufs. Meist beginnen Unternehmen hier mit klassischer Office-Software, um Ihre Bestellungen und Ihr Business zu steuern. Wächst mein Unternehmen über diese Anfangsphase hinaus, gelange ich so jedoch schnell an meine Grenzen, denn Wachstum erfordert es auch, mir entsprechende Gedanken über die Prozessoptimierung in meinem Unternehmen zu machen.   Plötzlich spielen in der Wachstumsphase bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), Fragen eine Rolle, die vorher noch nicht so wichtig waren. An diesem Punkt muss ich mich damit beschäftigen, wie ich die Übersicht über meine Prozesse und den Stand meines Geschäfts behalte. Wächst mein Unternehmen, ist es an der Zeit, über den Einsatz eines ERP-Systems (ERP steht für Enterprise Ressource Planning) nachzudenken. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist es für mich von enormer Wichtigkeit, meine Prozesse im Unternehmen transparent zu gestalten und einen durchgängigen Daten- und Informationsfluss zwischen alle Bereichen oder Abteilungen und zwischen allen Mitarbeitern zu gewährleisten.   Ich benötige einen klaren Überblick über meine Finanzen. Dabei hilft mir nicht nur die nachträgliche Auswertung, sondern ich bin schon in der Pflicht, meine Finanzdaten, meine Außenstände und Kontoinformationen jederzeit sofort abrufen zu können.   Arbeite ich mit Lieferanten, benötige ich jederzeit einen Überblick über Lieferungen und Lagerbestände. Vielleicht möchte ich sogar Daten mit meinen Lieferanten über Schnittstellen zur Lieferantenanbindung abgleichen. Das spart mir Zeit und Ressourcen, denn ich habe die volle Transparenz über meine Bestände.   Auch die Verwaltung meiner Kundendaten, zum Beispiel für den Verkauf, den Vertrieb oder die Kundenbetreuung, spielt eine wichtige Rolle. Vielleicht möchte ich sogar meinen Kunden die Möglichkeit geben, Daten über ein Webportal selbst zu pflegen oder beispielsweise Bewertungen für meinen Online-Shop oder ähnliches über ein Kundenportal vorzunehmen. Alle diese Daten und Informationen können in meinem ERP-System gesammelt und ausgewertet werden.   Arbeite ich in meinem Unternehmen mit Dritt-Software oder will ich meine Daten mit einem externen Partner, dem Steuerbüro oder einem Shopsystem abgleichen, sind natürlich entsprechende standardisierte Schnittstellen von großer Wichtigkeit, um einen ungehinderten und korrekten Datenaustausch, sowohl beim Import wie auch bei Export der Daten, zu gewährleisten.   Und natürlich muss ich jederzeit und von überall Zugriff auf mein Unternehmen haben. Die Mobilität eines modernen ERP-Systems spielt also auch eine große Rolle bei meinen Überlegungen. Gerade, wenn ich viel unterwegs bin, möchte ich Zugriff auf die Daten nicht erst verzögert haben. Mit der entsprechenden Mobilität kann ich oder mein Vertrieb sogar Bestellungen bei Kunden vor Ort erfassen.   Für die Auswertung und Analyse aller meiner Daten hilft mir die Business Intelligence, die es mir ermöglicht, tief in mein Unternehmen hineinzuschauen, Geschäftsvorgänge, Waren- und Finanzströme zu analysieren und daraus die richtigen Entschlüsse für mein Unternehmen zu ziehen. So brauche ich Entscheidungen nicht mehr auf Grundlage meines Bauchgefühls zu treffen, sondern kann mich dabei immer auf fundierte Daten beziehen. Auch auf die Frage danach, wie es meinem Unternehmen gerade geht, kann ich schnell und präzise eine Antwort geben.     Mit all diesen Punkten schaffe die Basis dafür, dass ich mich auf mein Geschäft konzentrieren kann. Die Arbeit im Hintergrund erledigt das ERP-System für mich. Mit Hilfe eines geeigneten ERP-Systems habe ich also alle Prozesse meines Unternehmens im Griff und im Überblick und kann mich ganz auf die weitere strategische Entwicklung meiner Firma kümmern. Ich habe also den Kopf frei, um das weitere Wachstum und die weitere Expansion meines Unternehmens voranzutreiben. Download Checkliste Prozessoptimierung: Name E-Mail Newsletter Es gilt die Datenschutzerklärung. Hinweis: Bitte die mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen.
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